Задачи свадебного координатора в день свадьбы

18.12.2018

Если справиться с организацией свадьбы еще можно, то без свадебного координатора уже не представляется ни одна свадьба! В этой статье расскажем вам, почему.

Свадебный координатор, или распорядитель, это человек (или целая команда), который в день свадьбы:

  • Следит за следованием свадебному таймингу
  • Помогает молодоженам, весь день находится рядом
  • Решает возникающие форс-мажоры
  • Взаимодействует со свадебными специалистами и площадками
  • Взаимодействует с гостями, оказывает им помощь

Пожалуй, это основные группы задач, которые входят в обязанности свадебного координатора. Теперь разберем их подробнее, чтобы вы увидели весь масштаб работы.

Следование свадебному таймингу

Представьте, что фотограф не приехал к нужному времени или затягивает съемку в отеле, а вам нужно ехать в ЗАГС. Фотограф и видеограф редко следят за временем, а потому шансы опоздать возрастают. Координатор поторопит специалистов, где это необходимо, проследит, чтобы вы вовремя сели в машину, приехали в ЗАГС или в ресторан, скажет специалистам, сколько у них есть времени на работу.

Или, к примеру, вы решили отдохнуть перед выездной регистрацией и уединились в номере. Но работа выездного регистратора тоже стоит денег, а потому длительное ожидание повлечет продление за дополнительную плату. Координатор свяжется с регистратором и скажет вам, сколько у вас есть времени на отдых, на сколько возможно перенести регистрацию.

Вот еще один пример. У ведущего в программе прописано, во сколько должен быть свадебный танец. Но по каким-то причинам он решил его передвинуть и провести пару конкурсов. А ведь у вас заказан тяжелый дым, время запуска которого оговорено и оплачено. Как правило, у ведущего нет возможности обговорить изменения с другими специалистами. Именно координатор пойдет договариваться с тем, кто привез дым, сообщит ведущему, сколько у него есть времени и проследит, чтобы танец состоялся в нужный момент.

Это лишь несколько примеров ситуаций, который возникает на свадьбе без ведома молодоженов (конечно, если есть координатор!). Иначе решать все это придется самостоятельно.

Помощь молодоженам

Представим, что вы позаботились о своих друзьях, свидетелях, мамах и не стали нанимать их в качестве личных помощников в день свадьбы. Кто тогда будет застегивать платье? Помогать собрать вещи в отеле? Носить с собой чемоданчик с нужными вещами  — салфетками, булавками, косметичкой и т.п.? Кто поможет переодеть платье для танца и принесет вашу сменную обувь в ресторане? Свадебный координатор — это, в первую очередь, личный помощник, чаще всего невесты, ведь ей так нужна поддержка и спокойный трезвый ум в этот волнительный день. А уж мы по опыту знаем, как благодарны подружки, что их освободили от этого бремени и они могут от души веселиться!

Решение форс-мажоров

Если для организации свадьбы вы обращаетесь в свадебное агентство, то вероятность форс-мажоров сводится к минимуму. Однако даже в таком случае бывают непредвиденные обстоятельства, что уж говорить о самостоятельно организованных свадьбах!

Опаздывает водитель или такси? Свидетельница забыла привезти лепестки? Ведущий не берет трубку? Не приехала горка шампанского? Срочно нужна аптечка? Думаем, вы представляете, что молодоженам попросту не до решения проблем, а невест чаще всего такие ситуации и вовсе вгоняют в панику! Уж лучше вы вообще не узнаете о форс-мажорах, а решать их будет специально предназначенный для этого человек.

Взаимодействие с площадкой и свадебными специалистами

Как бы тщательно вы не готовились, в день свадьбы у банкетного менеджера и других подрядчиков будет миллион вопросов. Куда ставить столик под цветы? Во  сколько все-таки подавать горячие закуски? Ведущий захочет проверить видео от тетушки из Саратова. Музыканты не смогут найти черный вход в ресторан. Привезут торт — нужно оплатить доставку. Декораторы не знают, где поставить план рассадки… Это простые примеры вопросов, которые всплывают почти на каждой свадьбе. Представьте, что по каждому поводу будут звонить вам или вашим близким. Или, еще хуже, вообще не спросят вас и сделают, как НЕ надо!

Координатор — это связующее звено между вами и подрядчиками. Он заранее узнает у вас всю необходимую информацию, а в день свадьбы все вопросы будут направлены ему.

Взаимодействие с гостями

Организаторы в нашем свадебном агентстве настаивают на том, чтобы уже в приглашениях был написан номер координатора и просьба в день свадьбы общаться только с ним! Если этого не будет, то ждите утром вопросов в том, во сколько будет регистрация, как проехать в ресторан, будет ли заказан автобус… Переложите задачу общения с гостями на координатора.

В ресторане же гостям тоже нужна помощь. Официанты и менеджеры не всего имеют возможность встретить гостей и ответить на их вопросы. А их будет много! К примеру, куда поставить подарки, где оставить вещи до регистрации, как найти ведущего, когда можно будет поздравить молодоженов… Для этого в ресторане необходим свадебный координатор, который спокойно ответит на все вопросы гостей и даст им понять, что о них никто не забыл, им здесь рады и всегда окажут помощь!

Вкратце мы попытались описать вам роль свадебного координатора и, надеемся, успешно! Некоторые работники нашего свадебного агентства и сами прошли опыт самостоятельной организации свадьбы и очень жалеют, что не знали о существовании координатора или сэкономили на нем.

Пожалуйста, не совершайте ошибок. Доверьте все хлопоты координатору, а сами наслаждайтесь собственной свадьбой!

Назад к статьям
Присоединяйтесь к нам
в социальных сетях
Свадебное агентство в СПб и ЛО
Позволь себе сказочную свадьбу
Контакты
199106, г.Санкт-Петербург, Большой пр. ВО, д. 83