Грамотное взаимодействие с подрядчиками

К встрече с подрядчиками нужно готовиться заранее. За время подготовки к свадьбе вы будете контактировать с ними не один десяток раз. Свадебная команда – это люди, на плечах которых лежит ответственность за идеальное торжество. Выбрать ведущего без встречи, просто потому, что его вам посоветовали друзья не выйдет.

Предлагать подрядчиков, назначать первые и последующие встречи, просмотры, примерки и дегустации будет свадебный организатор, но окончательный выбор всегда за вами.

Полагаясь на свой опыт, мы создали инструкцию по грамотному взаимодействию с подрядчиками, которая убережет вас от неправильно выбора свадебной команды, головной боли по пустякам и лишних трат.

До первой встречи

Откажитесь от работы с подрядчиком, если к его работе применим хоть один из пунктов (даже если у него очень красивые фотографии в портфолио):

— его не советует ваш организатор

Организатор призван помочь вам, а не навредить. За время работы свадебные агентства сотрудничают с огромным количеством подрядчиков и знают, на кого можно положиться, а кого лучше обходить стороной.

— не заключает договор

— опаздывает на встречи

— не торопится отвечать на письма

— подозрительное портфолио, больше похожее на картинки из сети

— не проверяет письма перед отправкой и отвечает с ошибками

— не имеет сайта или группы в социальной сети, где есть возможность посмотреть работы, почитать отзывы

— начал работать со свадьбами месяц назад

— у него красивые работы, но вам было некомфортно/неприятно общаться дистанционно или на первой встрече

— много жалуется на загруженность

— настаивает на своем, не учитывая ваших пожеланий

— много хвастается своими проектами и критикует конкурентов

В портфолио подрядчика не только стилизованные съемки, но и реальные свадьбы

Научитесь отличать постановочную съемку от реальной, живой свадьбы. «Живых» проектов в портфолио подрядчика должно быть существенно больше. Выверенные, постановочные съемки позволяют подрядчикам пополнить свое портфолио красивыми снимками, научиться новому, воплотить оригинальные задумки в реальность. Такие проекты служат вдохновением и некоторым ориентиром для невест, влияют на вкус и развитие свадебной индустрии в целом. Но зачастую реализовать идею постановочного проекта в условиях настоящей свадьбы невозможно. Если портфолио подрядчика состоит сплошь из стилизованных работ, уточните, если ли у него опыт работы на настоящих свадьбах.

Первая встреча с подрядчиками

Все встречи с подрядчиками будет назначать и оговаривать ваш свадебный организатор.  Перед первой встречей с любым подрядчиком соберите всю необходимую информацию о своей свадьбе и самом подрядчике. Информация о будущем торжестве поможет подрядчику сориентироваться уже на встрече и возможно уже сходу начать предлагать возможные варианты декора/платья/сценария. Если в вашей голове лишь зреет идея и нет точной картинки, то советуем создать мудборд. Соберите в одной папке, файле или доске в pinterest все идеи, которые приглянулись вам. Таким образом, подрядчик наглядно, а не только на словах сможет представить, какую идею требуется воплотить, и с чем нужно будет работать.

Основная информация о вашей свадьбе:

— дата

— формат торжества (фуршет/банкет/ выездная церемония)

— планируемый бюджет на конкретного подрядчика и свадьбу в целом

— место проведения мероприятия

-количество гостей

— другие конкретные пожелания

Подписание договора

Договор должен быть подписан с каждым подрядчиком. Подписанный договор – залог надежных взаимоотношений. Подписывая договор, подрядчик берет на себя ответственность за результат, а вы уберегаете себя от потери денег и отказа подрядчика сотрудничать в самый последний момент. Перед подписанием договоров и контрактов, тщательно изучите их, проверьте точность формулировок, обсуждайте каждый непонятный пункт. Подписывать договор стоит после обсуждения всех условий и деталей, так как изменения в подписанный договор не вносятся.

Пропишите в договоре следующие пункты:

— стоимость услуги и подробное ее описание

— права и обязанности сторон

— условия расторжения договора

-внесение и возврат залоговой суммы

— форс-мажорные обстоятельства, препятствующие выполнению условий договора в полном объеме

— права на публикацию

— индивидуальные требования

Доверительные отношения в ходе работы

Слаженная работа встраивается на доверительном отношении и уважении. Подрядчики – это не обсуживающий персонал, это команда, которая всеми силами создает для вас идеальный праздник. Важно с первой встречи понимать, на сколько вы подходите друг другу и находитесь ли «на одной волне». Уважения достойны не только выбранные вами подрядчики, но и те специалисты, с кем вы не стали работать.

Несмотря на мастерство и профессионализм, подрядные специалисты не телепаты и не обязаны читать мысли. При заказе услуги тщательно и подробно обсуждайте идеи, моменты и нюансы. Любые возникшие вопросы решайте заранее, даже если они кажутся пустяковыми. Несколько деталей, которые сначала показались малозначимыми, потом перерастут в клубок проблем, распутать который будет сложно.

Подготовка свадьбы требует постоянного и тесного общения, но это не значит, что во время работы вы будете «подружками» с подрядчиками. В первую очередь вас связывают договорные отношения как заказчика и исполнителя и панибратство неприемлемо. Обратите внимание на манеру общения специалиста, с которым вы собираетесь сотрудничать. Жаргон, нецензурная лексика, повышение тона являются сигналами к тому, что с таким подрядчиком работать не стоит.

Уважайте личное пространство, время и будьте пунктуальны. Спланируйте свое время так, чтобы не опаздывать на встречи, а все возникающие вопросы решать на встрече. Специалисты свадебной сферы прекрасно понимают вашу тревогу и поводы понервничать, но звонки и сообщения в чате в позднее вечернее время никогда не будут восприниматься адекватно.

Процесс свадебной подготовки

Редко свадебная подготовка складывается таким образом, что абсолютно все проходит без препятствий и помех. Со своим свадебным организатором разработайте запасной план и сохраните контакты других свадебных специалистов, которые вам приглянулись.

За неделю до торжества ваш свадебный организатор связывается со всеми подрядчиками и подтверждает все договоренности. Накануне, за день до свадьбы координатор финально опрашивает всех подрядчиков.

Не полагайтесь на хорошую память и записывайте все телефоны, ссылки на сайты и социальные сети, а любые договоренности и изменения фиксируйте письменно.

Резюмируем вышесказанное

— Свадебный организатор подберет для вас проверенную команду свадебных специалистов. Это еще один голос за то, чтобы доверить организацию вашей свадьбы свадебному агентству

— Заключайте контракт с каждым специалистом

— Перед подписанием договора внимательно изучите каждый пункт

— Не вносите предоплату до подписания договора обеими сторонами

— Назначайте личные встречи

— Внимательно изучайте портфолио и задавайте вопросы

— Ориентируйтесь на внутренние ощущения